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向上管理的五个原则
发布: 2014-12-05 | 作者: —— | 浏览次数:24519

       周六上课有朋友提到,向上管理是一件很难的事情。 刚好最近我在写这篇,就赶快趁着周日写完并分享出来。

这里我将提供大家五个原则。 若你能把这些原则放在心里,应该将能大幅提升你与主管的关系。 更好的事情在于,这些原则其实不难。 大部分人不执行往往只是因为他们没认真想过这几个要点罢了。 所以算是一个非常80/20的管理概念花些小力气,却能得到不错的效用!

原则一 了解老板的目标

每个人都有工作上的目标。 你有被赋予的目标要达到,但你的主管其实也有。 就算你的主管是公司经营者,他也会在意获利、营收、客户关系等事项。 此外,他也会被政府法规、合约、或是股东监管等事项压着走。 至于你的主管如果是公司的中高阶主管,他则可能在意业绩、KPI、或是更高层老板的观感。

所以,我们平常工作时,不能只埋头于看着自己被交付的事项。 还要跳高一层,想想这件事情跟你主管的目标关联性如何。 如果跟他某个目标关联性极高,万一你时间很忙要做工作排序时,那你马上就知道哪些工作千万不能Delay,那些则稍微晚个一两天恐怕也没人会来骂你。

再来,当专案有必须取舍时,你可以根据他的目标来决定如何取舍。 像老板若很在意上市时间,你就不用笨到去跟他协商是否专案能延后一个月这种事;但若你提议的是加人或是外包,就比较有讨论的空间。 这可避免激怒老板,甚至让他觉得你很白目。

所以呢,在面对一个问题时,你除了考虑自己被指派的目标外,还要考虑他要甚么、他会在意甚么、他会害怕甚么。 你的专案能否达成对他有多少影响? 如果你的工作成果跟他的目标有很直接的连动,你就比较能跟他同一战线的讨论、并较容易得到援助。 但如果你的目标未必能帮到他时,你要就是得重新思考与调整策略,不然就是只能尽量靠自己啦! 这也是「利害关系人」管理中,我们会时常强调的重点!

原则二 了解你老板的沟通模式

每个人都有自己沟通的习惯,每个人也有自己擅长的资讯取得方式。 好的管理者,尤其要向上管理时,必须要搞清楚你的主管擅长的「资讯接受方式」。 这能让你提出的东西,更容易的被他理解。 他能理解,自然也就容易获取他的看法与意见,并进而得到他的认同。

比方说,有人喜欢纸本的方式沟通:报告、Email、或是其他书面资料。 有人则喜欢透过耳朵来取得资讯,比方说开会、面对面沟通等。 这些是我们跟随一个主管时,要尽快摸索出来的。 你用了他不习惯的方法,有时候就是让问题pending在那边,而迟迟没有办法解决。

这其实是有心理学上的论证基础的。 因为每个人性格与成长环境不同,所以培养出跟世界接触的核心技能会不同。 有些人会偏向仰赖视觉取得资讯并思考(在思考时把资讯转回成视觉讯息)、有人仰赖听觉思考、也有人依赖触觉与感官。

这造成同样是文字、图型资讯、话语、或是数字资讯,每个人能接受的程度都有落差。 你不用那方法沟通,他可能根本听不懂。

像我自己而言,我对于文字的接受度高于听觉,所以我尽量不用电话。 以电话讨论严肃的议题超过五分钟,我其实会恍神、也会不耐。 这也造成我一直以来很少使用电话,每月手机帐单大概都不会超过NT$300() 所以打电话来跟我报告事情的人,虽然在问题解决上我未必会刻意不公正,但最少心情上会稍微扣分。 这扣分当然很冤枉,因为对方根本没做错甚么事情。 但既然我们是人,就真的很难避免这类人性的偏误出现在日常生活中。

而我已经是很理性的人了,都很难避免这类问题,其他更情绪化的人可能更会如此。 所以,在报告与讨论议题时,最好优先想想对方偏好的沟通模式。 毕竟沟通就是希望长官能完全接收到我们想发送的讯息。 那最好的方法,就是了解主管的性格,并让他们「最轻松」的取得我们想报告的讯息。

原则三 了解老板的作息

另一个也跟人性有关的议题,在于考量你老板因为作息时间所产生的情绪偏误。 前段提到,凡是人就有喜怒哀乐,也可能因为情绪而做出不理性的决策。 既然如此,趋吉避凶的方式,就是尽量避免在一些「可能会提高否决率」的时间找主管谈事情甚至提案。

比方说,以我的经验显示,有人在午休后脾气明显不太好。 那在谈一些会让情绪更差的事情时,我就尽量避开这段时间。 其他如周一、周五、下班前、加班时间段,有些人情绪或体力也会较差。 但反过来,也有些主管喜欢你在特定时间段跟他讨论议题,比方说有些主管偏好半夜大家才透过Email沟通 (尤其顺便CC给大老板),那最好也加以配合。 毕竟,这都是一种让事情顺利的方法。

另外,我自己在第一份工作时就学到一个重要的技巧,就是尽量跟你老板的秘书打好关系。 一来你可以听到一些小道消息,比方说他跟老婆吵架了、小孩生病了、小孩最近要考联考。 这对于「趋吉避凶」绝对是很有益的。 二来,你在进入老板房间前,可以多取得一些资讯。 像我第一份工作的老板,习惯要大家先缴书面报告,他觉得有必要才会招唤你。 我在进入他的办公室前,会先跟他的秘书聊两句:「老板心情如何? 老板对报告有说甚么吗?」 虽然大部分时间秘书可能不知道,但少部分时间秘书会听到一些老板的自言自语,这时候就会很有帮助。 就算早两分钟知道老板暴怒,也好过当场被问得目瞪口呆。

尤其主动去找老板谈问题时,如专案状况、甚至是要求加薪,老板情绪的拿捏就更显得重要。 谈重要议题时,请一定要找段主管情绪平稳、且有充分时间的时段。 不要他明明马上赶着要去接小孩了,你却跑去拉着他谈你觉得的组织问题。 这样通常很难得到你要的诉求,反而很可能一下就被赶出来。

原则四 了解老板的管理风格

不同的管理风格,会影响到人对于资讯接收的态度与判定结果。

有些人是细节管理,非要常态性的知道细节才行。 也有老板是抓大放小的性格,你写洋洋洒洒的报告,反而让他不知道该注意哪里。

重点就是:不要用你的认知来决定反应事情的「时机」、「多寡」、以及「决策权限」。 这部分非常难一概而论,也很难一体适用。 有人可能觉得既然老板把工作交代给我,那我交期最后一天报告就好。 中间有甚么问题我闷着头自己解决就好,毕竟那是我的责任啊~

但这对某些老板而言是大忌。 他可能希望你大事小事充分回报,甚至有些老板还希望你每天下班前要写日报。 这时候,闷不作声你觉得叫做有担当;但他可能觉得是欺瞒。 但相反的,也有老板觉得既然交付给你,你就尽量别来烦我;该解决你就自己拿主意就好,别把问题弄来他身上就好。

这种潜规则通常不可能白纸黑字的写在哪里。 但为了存活,你得想办法了解,不然就常常会死得不明不白。 老板觉得该让他知道的你没说,不需要知道的你讲一堆。 那就是所谓力气用错地方了。

那这该怎么琢磨呢? 我会建议,你到一个新地方、面对一个新主管,先走最高规格。 先假设他甚么都需要掌握,尽量立刻让他知道所有重要的事情。 如果他是「真的」愿意授权,那几次之后你会慢慢知道,那就可以减少或拉长资讯提供。 千万不要立刻假设「我有权限」而觉得事情不用揭露,这常常就是信任丧失的起点了!

原则五 了解你的角色定位

这原则乍看有点玄。 但请记得,无论你的职称是甚么,都不一定表示你真的在扮演那个角色。 有时候,任何职位都免不了要做一些不在Job Description上的事情。 甚至运气不好时,超过90%的时间在做著名实不符的事情都有可能(如我之前写过一篇五种心酸的PM工作)

虽然这状况看似奇怪、不太对劲,但不表示你需要批评与冲撞。 有些人充满正义感,觉得不对的事情就想挺身而出加以导正。 但我要提醒的是,老板通常不会喜欢你公开批评几样事情:管理风格、决策、组织、还有他所主导的方向等议题。

我还要强调一点。 虽然大家都看过很多描写猪头老板的故事,但放胆批评之前,别忘了想想,大部分主管之所以能做到一个位置,未必是因为皇亲国戚或是待得够久,多少会有他过人之处。 世界上的猪头其实没有真的这么多,在能全盘了解状况前,最好少开口,多做事。

等换到那位置时,你搞不好会发现环境逼着你也做着一样的事情。 换言之,很多时候其实你的主管也知道某些事情不太对、或是不合理,只是他也面对更高层老板的压力。 这些事情他未必有能力解决,批评反而只是让你成为被遣怒的对象罢了。

喔,那如果工作内容真的跟Job Description差太远了,远到你完全不能接受时怎么办? 这种我觉得反而简单,就直接换个你可以接受的地方就好。 但请有心理准备,换去别的地方也未必就没有这类鸟事,通常只是多与少的问题。

所以若想留不想走,就该好好认知角色定位这四个字。 我的定义是:不管我们的职称是甚么、Job Description是甚么,我们其实真正在老板心里的定位等于「能解决问题的人」。 如果我们不能在他的立场上,帮忙他解决问题,那不管你自认为有甚么能力,其实都不算数、也不重要。 能解决他的疑难杂症,Title也好、薪水也好、权限也好、反而都好商量。 这不管大公司、小公司其实都很类似。 所以,要多思考如何让自己成为解决问题的人,而不要拘泥于自己表面的职称与职责。 这样才能开拓出一条更顺畅的职场之路!

 
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